私も海外赴任当初は、自分のデスクの電話が鳴るのが怖くてたまらない時期がありました。
なにせ当たり前の事ですが、電話を取ると95％以上が日本語が全く通じない相手でしたから・・・。
しかし、電話での英会話は決まり文句させ使いこなせれば、それほど難しいことではないのです。
ここにある会話のパターンをマスターするだけでも、ほとんどの場合困りませんので、頑張ってマスターしておいて下さいね。
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このページの目次
ABC会社の佐藤と申しますが、○○さんをお願いします。
I'm Sato of ABC company.
May I have Mr. (Ms.) ○○, please ?
「○○さんをお願いします。」 という場合、「May I speak to (with) ○○, please ?」 というフレーズがよく使われますが 「May I have ～, please ?」 のほうが応用範囲が広いため使い慣れておくと非常に重宝します。
例）営業部をお願いします。→ May I have Sales, please ?
また、「～会社の誰々と申します。」というフレーズも電話をかけた際に必ず言わなければならない言葉ですので、セットで覚えておきましょう。
【管理人からの一口メモ】
「最初のうちは自分から電話する事なんてないから必要ない！」と言われてしまいそうですが、実は案外必要になってくるんですよね。
例えば、（海外駐在先の）自分の会社へ電話して同僚の日本人を呼び出す場合、自分が毎日出社している会社でも受付の子は、日本語が全く分からない現地の子という場合がほとんどですから・・・。
また、同僚が他の会社へ出張中に、どうしても連絡を取る必要がある場合などもありますよね。
それから、私の家内は英語を全く話せなかったので、どうしても私に連絡を取る必要ができた時のために、 「May I have ～, please ?」 のフレーズを１００回位言わせて無理やり覚えこませました。
それで当時現地のスタッフは、私の家内は英語が話せると思われていたようです。 ・・・ 嘘のような本当の話です！
佐藤はただ今別の電話に出ております。
Sato is on another line right now.
これは良く出てくる決まり文句ですので、皆さんご存知かと思いますが、「on another」のところの発音がちょっと難しいので、何度も口に出して練習しておきましょう。
【管理人からの一口メモ】
私の場合、品質保証関係の部門に所属していましたので、外部から直接電話が入ってくる事が結構多かったです。
通常はオフィスの中に現地の人間が何人か残っているので良かったのですが、たまたま誰もいなかったり、全員が電話中だったりした場合は、いやでも電話に出なければなりませんよね。
そんな時は、大抵現地のスタッフ宛の電話でしたので、このフレーズは結構使った覚えがあります。
佐藤はただ今接客中です。
Sato is with someone right now.
これも一つ前の「別の電話に出ています」と同様に使用頻度が高いので必ずマスターしておきましょう。
【管理人からの一口メモ】
私の駐在中の話ですが、このフレーズを使って返答したところ、それじゃあという事で、私に向かって用件を話し出された時には完全にお手上げ状態でした。
「I'm sorry. I don't understand.」と言ったら、私のへたくそな英語を聞いて察してくれたのか、また後で電話すると言って電話を切ってくれたことがありました。
この時はちょっとへこみましたが、最低限度の応対は出来たという事で自分自身無理やり納得させましたが・・・。
佐藤はただ今会議中です。
Sato is in a meeting right now.
これも前のフレーズと同様に使用頻度が高いので必ずマスターしておきましょう。
【管理人からの一口メモ】
「会議」という意味で、「conference」を使う人も多いと思いますが、「conference」というと、「研究会や学術的な会議」といった意味になるようなので、通常は「meeting」の方を使った方が良さそうです。
佐藤は本日休みを頂いております。
Sato is off today.
これも前のフレーズと同様に使用頻度が高いので必ずマスターしておきましょう。
【管理人からの一口メモ】
「休み」という意味の英語は、以下のようにいろいろありますが、とりあえず相手に対して今日は休みで会社にいない事を伝える為にこのフレーズだけスラリと言えるようにしておきましょう。
holiday ・・・ 国が定める法定祝日（年末年始など）
vacation ・・・ 仕事や学校がない一定期間の休み（夏休みなど）
day off ・・・ 個人的な休み（有休休暇など）
holidays ・・・ 長期にわたる旅行
佐藤はただ今出張中です。
Sato is on a business trip right now.
このフレーズは、その時のシチュエーションや誰に対して言うかによって異なってきます。
＊このフレーズに似ているその他のフレーズ
Sato is away on a business trip right now.
Sato is on a business trip.
Sato is away right now.
Sato is on a 3 month business trip right now.
＊最も丁寧なフレーズからくだけたフレーズまで
・最も丁寧なフレーズ（顧客や仕事上のボスに対して）
I’m sorry, Sato is away on an extended business trip right now.
He is expected to return on MONTH/DAY.
May I help you, instead?
・やや丁寧なフレーズ（上司に対して）
I’m sorry, Sato is away on an extended business trip right now.
・一般的なフレーズ（同僚に対して）
Sato is on a long business trip right now.
・くだけたフレーズ（友達に対して）
Sato is on a business trip.
＊このフレーズを使用する際の注意点
Sato is on a business trip right now.
このフレーズは、現在も頻繁に使用されている表現ですので安心して使って下さい。
更にビジネス上では、このフレーズと共に「いつ帰社するのか？」という事を付け加えて使用することが重要です。
例）
Sato is on a business trip right now.
He will return on MONTH/DAY.
【管理人からの一口メモ】
日本人の場合、海外の赴任先から日本への長期出張という場合も多いので、出張の期間も合わせて言えるようにしておけば完璧ですね。
Sato is on a 3 month business trip right now.
少々お待ち下さい。
Just a moment, please.
このフレーズは、電話のとき以外でも使える万能な表現ですので、無意識でもスラッと出てくるようになるまで練習しておきましょう。
なお電話の際は「Hold the line.」というフレーズも使われますが、まずはあれこれ考えずに「Just a moment, please.」一本でいきましょう。
【管理人からの一口メモ】
「待つ」という意味では、「wait」という単語が日本人にはなじみがあると思いますが、ビジネス上では失礼になるようですので、使わないようにして下さい。
もう一度おっしゃって頂けますか？
Would you say that again, please?
念のためにもう一度繰り返して言ってほしい時のフレーズです。
ちょっと聞き逃した時などは「Sorry?」、声が小さくて聞き取れなかった時は、「Pardon?」や「Excuse me?」を使いましょう。
【管理人からの一口メモ】
相手の言った事が分からずに、「もう一度お願いします。」 という言葉は実際に何度も使う言葉ですが、日本人になじみのある ｢Once more, please.」 は、いくらpleaseが付いていても、言われた方のひとは命令的に感じるようですので、ビジネス上だけではなく日常会話でも使用しないほうが無難です。
彼はいつお戻りになられますでしょうか？
When will he be back?
相手が不在だったときに、何時に戻るかを確認したい時に使えるフレーズです。
【管理人からの一口メモ】
相手が外出などで不在だった場合、いつ戻るかという事を聞きそびれたばかりに、再度苦手な電話をかけなければならない、という事にならないように、相手の帰社時間をきっちりと聞いておきましょう。
電話のときに役立つその他のフレーズ
a）お名前を伺っても宜しいでしょうか？（どちら様でしょうか？）
May I ask who's calling?
b）申し訳ございませんが、佐藤は席を外しております。
I'm sorry Mr. Sato is away from his desk.
c）ご伝言を承りましょうか？
Could I take a message?
d）お電話番号を（頂戴しても）宜しいでしょうか？
Could I have your number?
e）佐藤に折り返しご連絡するように伝えておきます。
I'll have Mr. Sato call you back.
以下の動画は、外国人からの電話を受けた際の対応について解説していますので参考にして下さい。
【管理人からの一口メモ】
海外へ赴任したばかりの時は、仕事の事だけでなく毎日の生活を送る上でもいろいろと心配事ばかりです。
あなたが大企業へお勤めであれば、赴任早々外からの電話を直接受ける事は少ないかもしれませんが、私がそうであったようにあなたも電話を受ける必要がある場合は、最低でも当サイト内のフレーズくらいは自由に使えるようにしておきましょう。
なお、実際に電話を受けた際は、
・どこの誰からの電話だったか？
・誰あての電話だったか？
・要件は何だったか？
・伝言を受け取ったか？
・こちらから折り返し電話する必要はあるか？
くらいの事は確実にメモに残しておくようにしましょう。
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